نظام معالجة البيانات/إدارة قواعد البيانات
الجداول الإلكترونية
عدلEXCELالجزء الأول
منهج EXCEL
1 تشغيل إكسيل 2 إنشاء المستند 3 تعديل المستند 4 تنسيق المستند 5 استخدام الأسماء والملاحظات 6 التحكم في إظهار الشاشة وحمايتها 7 طباعة المستند
نص عريضالفصل الأول
تشغيل إكسيل
1-مقـدمــــــــة
نظراً للتطور الحادث في مجال الحاسبات الشخصية فقد تم استخدام الحاسب الشخصى في تجهـيـز ومعالجة البيانات الرقمية من خلال برامج الجداول الإلكترونيـة ( SPREADSHEETS ) . وقد ظهرت برامج كثيرة تستخدم صفحة البيانات الإلكترونية لمعالجة البيانات الرقمية واجراء الحسابات عليها واستخراج نتائج مختلفة الأشكال .
وكان على قمة هذه البرامج برنامج ( اكسيل ) .
2- تعريف برامج إكسيل :- واحد من برامج الجداول الحسابية الإلكترونية التي تستخدم أساساً للتعامل مع البيانات الرقمية وإجراء العمليات الحسابية عليها وتحديثهامثل :- 1- اعداد الموازنات التقديرية . 2- مراقبة المبيعات . 3- الوظائف المالية . 4- تمثيل البيانات برسوم بيانية . 5- تنفيذ الأعمال بتلقائية ( المختزلات ) . 3 - وظائف برنامج إكسيل:- 1- التعامل مع صفحة البيانات ( WORKSHEET ) لإستخراج ناتج
العمليات الحسابية .
2- القيام بوظيفة إدارة قواعد البيانات . 3- تمثيل البيانات بأشكال متعددة من الرسوم البيانية ( CHARTS ) . 4- استخدام الماكرو(المختزلات) وهو برنامج صغير يستدعى لتنفيذ عملية ما 5- إمكانية إضافة رسوم بيانية لصفحة البيانات . 4- الإحتياجات المادية لبرنامج إكسيل :- 1- جهاز كمبيوتر ( 286 أو 386 أو 486 ) . 2- شاشة عرض ( VGA أو SVGA ) . 3- ذاكرة [( 2 ميجا ) - ( 4 ميجا )] . 4- مساحة متوفرة على H\D لا تقل عن ( 5 - 10 ) ميجا . 5- محرك قرص مرن . 6- بيئة ويندوز . 7- إضافات ( طابعة - فأرة - ذاكرة ممتدة ) .
5- إعداد إكسيل :-
1- شغل WINDOWS . 2- ادخل قرص التجهيز ( SETUP ) في محرك ( A ) . 3- من نافذة مدير البرامج اختر ( MAIN ) ثم ادخل على إدارة الملفات . 4- انتقل إلى ( A ) ثم اختار ( SETUP ) ثم ( OK ) . 5- تابع تعليمات اعداد البرنامج MINIMUM = 5 ميجا
COMPLETE = 10 ميجا CUSTOM = 7 ميجا
6- بعد انتهاء عملية التركيب سترجع إلى نظام WINDOWS ستلاحظ ظهور علامة جديدة لنافذة إكسيل على سطح المكتب .
6- تشغيل EXCEL :-
1- شغل ويندوز . 2- ادخل لنافذة إكسيل . 3- انقر رمز إكسيل نقرا مزدوجا . ملاحظات :- ظهور رسالة حقوق الطبع ثوان ثم تختفى ويفتح البرنامج تلقائيا صفحة بيانات جديدة باسم (SHEET 1 ) داخل نافذة بخلاف نافذة إكسيل .
7- الشاشة الافتتاحية لإكسيل :- 1- الأعمدة : ( COLUMN ) ـــــــــــــــــ كل عمود يرمز له بحرف من ( A - IV ) = 256 عمود وتشتمل الشاشة الواحدة على (8) عمود مالم تتغير مساحة الأعمدة من حجم النافذة . 2- السطور : ( ROWS ) ـــــــــــــــ تأخذ أرقاماً متسلسة من ( 1 - 16384 ) .
3- الخلية ( CELL ) ــــــــــــ تطلق على نقطة التقاطع لأى عمود مع أي سطر على صفحة البيانات ولكل خلية عنوان مميز يتكون من اسم العمود ورقم السطر المتقاطعين( A1 ) . عدد الخلايا = < 4 مليون خلية = ( 256 × 16384 )
4- الخلية النشطة ( ACTIVE CELL ) ــــــــــــــــــــــــ هي الخلية التي يحيط بها برواز يسمى ( مؤشر الخلية ) ويظهر عنوانها دائما في شريط المعادلة . وهي الخلية التي تستقبل المدخلات من لوحة المفاتيح .
5- شريط العنوان ( TITLE BAR ) ـــــــــــــــــــــ يشتمل على اسم المستند ( SHEET 1 )
6- شريط القوائم ( MENUS BAR ) ــــــــــــــــــــــ يشتمل على أسماء القوائم ( كل قائمة تشتمل على مجموعة أوامر )
7- شريط الأدوات ( TOOLS BAR ) ــــــــــــــــــــــ قضيب يشتمل على أدوات تستخدم لتنفيذ عمليات توفر وقتك ويجنبك أخطاء الكتابة التي قد تقع فيها .
8- أشرطة التمرير ( SCROLL BARS ) ـــــــــــــــــــــــــ تستخدم للتصفح داخل المستند .
9- عنوان الخلية ( REFERENCE CELL ) ـــــــــــــــــــــــــــ يشير إلى مكان الخلية النشطة ويتضمن رقم السطر والعمود .
10- شريط المعلومات ( STATUS BAR ) ــــــــــــــــــــــــــ يظهر معلومات عن المستند المفتوح مثل :- رقم الصفحة الحالية - حالة بعض المفاتيح - رسالة تتضمن معلومة معينة أو توجهك لعمل معين .
11- شريط المعادلة ( FORMULA BAR ) ــــــــــــــــــــــــــ يظهر محتويات الخلية النشطة - كما يظهر البيانات التي تدخل إلى الخلية أثناء إدخالها .
12- مربع الإدخال والإلغاء ( ENTER AND CANCEL BOXES ) ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ يظهر كليهما في حالة إدخال بيانات إلى صفحة البيانات هكذا : نقر مربع الإدخال = إدخال وحفظ البيانات بالخلية . نقر مربع الإلغاء = إلغاء المدخلات من الخلية .
13- نافذة المستند ( WORKSHEET WINDOWS ) ــــــــــــــــــــــــــــــــ يظهر فيها المستند المفتوح داخل نافذة إكسيل
14-مربع قائمة التحكم في البرنامج( EXCEL CONTROL MENU BOX ) ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ يظهر في أقصى اليسار العلوى من الشاشة .
بالنقر علية مزدوجا يغلق إكسيل
وبالنقر عليه مرة واحدة يظهر قائمة التحكم في إكسيل .
15-مربع قائمة التحكم فىالمستند DOCUMENT CONTROL MENU BOX ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ يظهر أقصى اليسار العلوى للمستند
نقرتين = غلق المستند نقرة واحدة = فتح قائمة التحكم في المستند .
16- زر التكبير وزر استعادة الحجم : ـــــــــــــــــــــ يوجد في طرف شريط العنوان . زر التكبير = تكبير النافذة زر التقلص = إسترجاعها إلى حجمها الأصلى زر التصغير = تقلص النافذة إلى رمز .
8- تجهيز برنامج إكسيل لإستقبال اللغة العربية : ــــــــــــــــــــــــــ
يبدأ إكسيل تلقائيا بالنمط اللاتينى وللتحول للغة العربية نتبع الخطوات الآتية :-
1- من سطر القوائم ( أنقر قائمة ) OPTIONS 2- أنقر أمر DISPLAY 3- أنقر زر RIGHT TO LEFT SHEET 4- OK فتتحول صفحة البيانات إلى النمط العربي
للكتابة ( E ) * US أو LEFT SHIFT + ^ للكتابة ( ع ) * ع أو RIGHT SHIFT + ^
التحكم في تعريب البرنامج :- ( بطريقتين) ـــــــــــــــــــــــ ( أ ) باستخدام لوحة المفاتيح :- ــــــــــــــــــ (1) اختار دول ومقاييس . (2) يتم تحديد اللغة العربية . (3) يتعامل إكسيل مع التقويم الميلادى فقط . (ب) باستخدام مربع قائمة التحكم في البرنامج :- ــــــــــــــــــــــــــ (1) أنقر مربع التحكم مرة واحدة أو إضغط مفتاح (ALT. + Spacebar ) (2) اختر الأمـر :- (أ) ARABIC ( إذا كان الويندوز = دعم ) أو
(ب) SYSTEM ( إذا كان الويندوز = اعتماد )
تحصل على مربع بعنوان ( دول ومقاييس ) (3) اختر أمر ( خيارات متقدمة )
تحصل على مربع بعنوان إعدادات ( اللغة العربية )
(4) اختر الضبط المناسب .
9- إنهاء إكسيل :- ( بثلاث طرق ) ـــــــــــــــــــ (أ) سطر القوائم :- ــــــــــ (1) إفتح قائمة ملف = FILE (2) اختر أمر EXIT (2) مربع قائمة التحكم في البرنامج :- ـــــــــــــــــــــ أنقر مربع قائمة التحكم مزدوجا بالفأرة (3) لوحة المفاتيح :- ــــــــــــ إضغط مفتاح ( ALT. ) ثم ( F ) ثم ( X ) حيث F = FILE
X = EXIT
10- تشغيل EXCEL بالنمط العربي مباشرةً :- ـــــــــــــــــــــــــ
يمكن تشغيل EXCEL مباشرةً باللغة العربية من نافذة ( إدارة البرامج ) 1- أنقر رمز 2- أفتح EXCEL (يظهر المستند واتجاه الكتابة فيه من اليمين إلى اليسار
ولغة الكتابة هي العربية ) .
3- يخصص EXCEL الامتداد [.XLS ] مميزا عن المستندات الأخرى .
11- التحرك داخل نافذة المستند :- ( بطريقتين ) ـــــــــــــــــــــــــــ
أ- مؤشر الفأرة :-
حيث يتغير شكله تبعاً (لنوع العملية المطلوبة ) حسب الجدول التالي :-
المؤشر يظهر عندما تشير إلى
شريط القوائم لفتح واحدة منها-أو عنوان النافذة عند الرغبة في نقلها I شريط المعادلة لكتابة محتويات الخلية .
حالة النافذة لتغيير حجمها .
خلية داخل صفحة البيانات . رأس عمود أو سطر لتغيير عرض العمود أو ارتفاع السطر . مربع التجزئة عند شريط التحرير لتقسيم النافذة رأسياً أو أفقياً . موضوع من موضوعات المساعدة .
ب- لوحة المفاتيح :-
وهي تشابه التحرك داخل نوافذ " ويندوز " بصفة عامة .
12- التعامل مع القوائم :- ـــــــــــــــ
وهو سطر القوائم الذي يحتوى على مجموعة قوائم يتم التعامل مع كل منها حسب نوع المستند المستعمل . - بعض الأوامر يظهر أمامها بعض المفاتيح تسمى ( SHORTCUT KEYS ) أي المفاتيح المختصرة حيث تقوم هذه المفاتيح بنفس وظيفة الأمر الموضح أمامها . - بعض الأوامر تظهر باهتة لأنه لايمكن أختبارها لأنها لاتنطبق على الوضع الحإلى - بعض الأوامر يتبعها (3 نقط ... ) معنى هذا أن هذا الأمر يتبعه صندوق حوار . - بعض الأوامر يظهر أمامها علامة ( * ) معناها الأمر نشط ويمكن ألغاؤها . - يتم اختيار الأوامر بطريقتين
( أ ) الفأرة
( ب ) لوحة المفاتيح ) ALT. + الحرف الذي تحته خط .
ويتم التحرك بمفاتيح الأسهم والخروج بمفتاح [ ESC ] .
- مع ظهور واختيار أي أمر ( يظهر إيضاح عنه مختصر في شريط المعلومات ) .
13- التعامل مع مربعات الحوار : ( DIALOG BOX ) ـــــــــــــــــــــــــــ
هو مستطيل يظهر على الشاشة ليطلب منك إدخال معلومات أوالإجابة على سؤال. ويختلف شكله حسب الحالة التي يظهر فيها. داخل مربع الحوار الانتقال بـ (الفأرة أو لوحة المفاتيح ) مفتاح TAB = للأمام
مفتاح SHIFTْ+ TAB = للخلف
ْ كما يمكن استخدام ALT. + حرف تحته سطر )
14-التحكم في نوافذ(EXCEL) ونوافذ (المستندات ) ـــــــــــــــــــــــــــ
يظهر مستند (EXCEL) داخل نافذة - كما يظهر EXCEL نفسه داخل نافذة ،وبزيادة عدد المستندات .. يجب التنظيم والتحكم في كل من نافذة EXCEL ونوافذ (المستندات ) سواء (بالتحجيم - التحرك بداخلها - غلقها ) سواء ( بالفأرة - لوحة المفاتيح ) . أ- تحجيم النوافذ : 1- الحد الأقصى للتكبير (MAXIMIZING )
( أ ) بالماوس = زر التكبير
( ب ) ALT. + قائمة التحكم +مفتاح (X )
2- الحد الأدنى للتقلص ( MINIMIZING )
( أ ) بالماوس = زر التصغير ( ب ) ALT. + قائمة التحكم +مفتاح (N ) .
3- إعادة النافذة توسيط (RESTORING )
( أ ) بالماوس = زر الإسترجاع
( ب ) ALT. + قائمة التحكم +مفتاح (R ) . (النافذة رمز) بالنقرعلى الرمز (SHEET 1 ) أسفل النافذة تعود إلى ما كانت عليه .
ب- تغيير حجم النافذة :- ــــــــــــــ (1) بالماوس = وضع المؤشر على حافة النافذة فيتحول إلى سهم * يستخدم
لتغيير حجم النافذة .
(2) لوحة المفاتيح = ALT. + قائمة التحكم ثم مفتاح (S ) =SIZE
(يظهر 4 رؤوس أسهم يتم تحريكها بمفاتيح الأسهم ثم مفتاح الإدخال *.
جـ- نقل النوافذ :- ـــــــــــ (1) بالماوس = أتجه لشريط العنوان وأسحب للجهة المطلوبة . (2) لوحة المفاتيح =ALT. + قائمة التحكم ثم مفتاح (M ) = MOVE
(يظهر4 رؤوس أسهم يتم تحريكها بمفاتيح الأسهم فيتم النقل ثم *.
د- غلق نافذة المستند :- ــــــــــــــ (1) من قائمة FILE اختر CLOSE . (2) لوحة المفاتيح = ALT. ثم مفتاح (F) ثم مفتاح (C) . (3) مربع التحكم = نقرا مزدوجا .
هـ- التحكم في نافذة EXCEL :- ـــــــــــــــــــ بنفس طريقة التحكم في المستند والنوافذ.
15 - التعامل مع نافذة المساعدة :- ــــــــــــــــــــ (أ)- فتح قائمة المساعدة الرئيسية (HELP MENU ) :- ــــــــــــــــــــــــــــــــ يتم الحصول على معلومات مساعدة عن (أكسل) :- 1- أنقر قائمة (HELP) أو مفتاح (H + ALT. ) تظهر الموضوعات المساعدة التالية :- (ا) CONTENTS = إظهار شاشة الموضوعات المساعدة المتاحة . (ب) SEARCH = مربع حوا للبحث عن موضوع معين . (جـ) PRODUCT SUPPORT = معلومات تحصل عليها من الشركة . (د) INTRODUCING M.E = يشتمل على 3 دروس تعليمية . (هـ) LEARNING M.E = دروس تعليمية للتعامل مع أكسيل . (و) LOUTS 1-2-3 = الأوامر المناظرة لـLOUTS 1-2-3 . (ز) MULTIPLAN = الأوامر المناظرة MULTIPLAN . (حـ) ABOUT M.E = يعطى معلومات عن البرنامج المستخدم + الذاكرة المتاحة 2- اختر أمر CONTENTS للحصول على الموضوعات المساعدة الرئيسية -
أو إضغط (F1) .
(ب)- طلب مساعدة عن موضوع معين :- ـــــــــــــــــــــــ يتم الحصول على موضوع معين بإحدى ثلاث طرق من (CONTENTS ) هي :- (1) قائمة من شريط القوائم:- يظهر في أعلى الشاشة سطر القوائم لكى تفتح أحد هذه القوائم بطريقتين:- (1) الفأرة . (2) ALT. + حرف(م) مثلا(للملف) . (2) اختيار زر من الأزرار التي تظهر تحت شريط القوائم:- ( أ ) يظهر محتويات ملف المساعدة ويتم اختيار أي موضوع مطلوب
معرفة معلومات عنه .
( ب ) يظهر قائمة بمصطلحات أو تعبيرات موجودة بالبرنامج تنقلك للخلف
لآخر موضوع اخترت مساعدة عنه .
( ج ) تظهر الموضوعات التي طلبت مساعدة عنها حتى 40 موضوع . (3) اختيار موضوع من التي تظهر داخل نافذة الموضوعات المساعدة :-
وهي اختيار أي موضوع حيث يتحول المؤشر إلى يد تشير بالسبابة .
1- أفتح HELP . 2- اختر BASIC CONCEPTS . 3- اختر CONTENTS . ثم أستخدم مفاتيح الأسهم أو مفاتيح التحرك لأعلى ولأسفل للصفحة .
(ج) -البحث عن مصطلح ( KEYWORD) :- ــــــــــــــــــــــــــ أ- هو سرعة الوصول إلى معلومة مطلوبة من خلال كتابة [ حرف أو أكثر ] فتحصل على المصطلح . ب- أنقر إظهار المواضع (تظهر قائمة بالموضوعات ذات الصلة بالكلمة ) ممكن بالحروف أيضا . جـ- كلمة SCALE تحول المؤشر إلى يد تشير بالسبابة تحصل على معلومات إضافية عن هذه الكلمة .
(د)- المساعدة المباشرة (CONTEXT HELP ) :- ـــــــــــــــــــــــــــــ 1- وجه الفأرة إلى علامة ?* أو (F1 + SHIFT) من لوحة المفاتيح . 2- يتحول المؤشر إلى شكل الأداة وبتوجيهه إلى أي منطقة يظهر مساعدات عنها .
(هـ)- تشغيل الدروس التعليمية من قائمة المساعدة :- ــــــــــــــــــــــــــــــ (1)- INTRODUCING M.E :- ـــــــــــــــــــ دروس تعليمية تشرح ما يلى :- (1) المهارات الأساسية للتعامل مع أكسيل . (2) الأمكانيات الجديدة في الأصدار 4.0 . (3) كيفية الإستفادة من برنامج لوتس 1-2-3 . (2)- LEARNING M.E :- ـــــــــــــــــ دروس تعليمية تشمل :- (1) صفحة البيانات الإلكترونية (WORK SHEETS) . (2) الرسوم البيانية ( CHARTS) . (3) قواعد البيانات (DATA BASE ) . (4) المختزلات (MACROS) . (5) شريط الأدوات (TOOLS BAR) .
(و)- غلق نافذة المساعدة :- ــــــــــــــــ ولها عدة طرق :- (1) مربع التحكم = نقر مزدوجا . (2) قائمة ملف = EXIT . (3) F4 + ALT. . (4) ALT. + SPACEBAR ثم مفتاح C .