مايكروسوفت أوفيس/أكسس

قواعد البيانات Microsoft Access

مدخل إلى قواعد البيانات Microsoft Access

- قواعد البيانات Database : هي عبارة عن تجميع لكمية كبيرة من المعلومات أو البيانات وعرضها بطريقة أو أكثر من طريقة لتسهل الاستفادة منها .

وتشترك معظم نظم إدارة قواعد البيانات في مجموعة من الوظائف منها :

أ. إضافة معلومة أو بيان إلى الملف . ب. حذف البيانات القديمة . جـ. تغيير البيانات الموجودة . د. ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات . هـ. عرض البيانات على شكل تقرير أو نموذج .

هذا ويعتبر برنامج Microsoft Access واحد من أشهر قواعد البيانات والتي تستخدم في ترتيب قواعد البيانات واستخراج النتائج منها وعمل الاستفسارات اللازمة . وهو عبارة عن برنامج رسومي يعمل تحت بيئة Windows الرسومية . ويحتوي هذا البرنامج على مجموعة متنوعة من الكائنات التي يمكن استخدامها لعرض المعلومات وإدارتها مثل الجداول والنماذج والتقارير والاستعلامات ووحدات لماكرو ووحدات نمطية وصفحات وصول للبيانات .

من مميزات هذه القواعد : 1- جمع جميع كائنات القاعدة في ملف واحد يأخذ الامتداد MDB ، وهذا ولاشك أسهل في التعامل مع القاعدة وإن كان قد يمثل خطورة على القاعدة من جهة أن تلف هذا الملف يتلف معه كل كائنات القاعدة . 2- استيراد وتصدير أنواع مختلفة من البيانات إلى برامج مجموعة الأوفس أو إلى قواعد وبرامج أخرى . 3- تعدد درجات الأمان في القاعدة وتعدد المستخدمين . 4- إمكانية وضع القاعدة على شبكة اتصالات داخلية وتشغيلها من عدة مستخدمين في آن واحد . 5- وجود خصائص وطرق تمكن المستخدم من التحكم الكامل في القاعدة وبياناتها ومنع تغيير تصميمها .

يطلق على قواعد بيانات ميكروسوفت أكسس اسم قواعد البيانات العلائقية ويقصد بها قواعد البيانات التي تكون الجداول فيها مترابطة بينها بعلاقات في حقل واحد أو أكثر . والهدف الأساسي من ربط الجداول هو منع تكرار البيانات والحد من مساحات التخزين الضائعة والرفع من كفاءة قاعدة البيانات . وسيتم تفصيل أنواع العلاقات وكيفية الربط بين الجداول في قسم العلاقات .

وقد وضعت ميكروسوفت في هذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم لإدخال البيانات واستخراجها من القاعدة وطباعتها ، وهذه الكائنات هي : (1) الجداول : وهي مكان تخزين البيانات في القاعدة ، وتتكون الجداول من حقول (أعمدة) وسجلات (صفوف) . (2) استعلامات : وهي كما يتضح من اسمها استعلام عن بيانات معينة في القاعدة تنطبق عليها معايير محددة ، أو كائنات لتنفيذ عمليات على البيانات في الجداول كحذف سجلات أو تحديثها أو إنشاء الجداول أو إَلحاق سجلات بها . (3) النماذج : وهي مكان تسجيل البيانات التي ترغب في حفظها في الجدول ، وتحريرها . (4) التقارير : وهي كائنات عرض وطباعة البيانات بأشكال وطرق وتنسيقات منوعة . (5) الصفحات : وهي صفحات تعرض البيانات في ملفات من نوع HTML منفصلة عن ملف القاعدة الأساسي وذلك لعرضها على شبكة الانترنت . (6) الماكرو : أبسط تعريف له هو كائن يمكن وضع أمر أو عدة أوامر أو إجراءات فيه ليتم تنفيذها . (7) الوحدات النمطية : هي مكان تخزين أوامر وإجراءات ليتم تنفيذها أو استدعاؤها بأكثر من طريقة وتختلف عن الماكرو بإمكانية التحكم في هذه الأوامر بشكل أكبر وأنها ذات إمكانيات أوسع وأكبر وأدق وتحكم أكثر فيها .

ميكروسووفت أكسس Microsoft Access هو برنامج لإنشاء وتصميم قواعد بيانات تمكنك هذه القواعد من : 1- تسجيل أسماء أشخاص أو وجهات وعناوينهم وأرقام هواتفهم . 2- تسجيل مبيعات ومشتروات واستخراج فواتير منوعة . 3- تسجيل بيانات ودرجات طلاب واستخراج نتائجهم . 4- مرضى وبياناتهم الشخصية وإحصاءات متنوعة لهم . 5- فهارس كتب ومكتبات وإعارات . 6- عاملين في المؤسسة وتقارير بالمستحقات والإجازات . 7- اتصالات إدارية (صادر ووارد) . 8- مكاتب سفريات وحجوزات . 9- تسجيل تبرعات ومصروفات وأنشطة خيرية . 10- فهارس مكتبات صوتية (أشرطة صوتية) . ومالم يذكر أكثر ، وما ذكر أعلاه نقطة من بحر .

برنامج مايكروسوفت آكسس

 Microsoft Access

مقدمة : تشغيل وإنهاء Access 2000 : - تشغيل Access 2000 : من قائمة البرامج :- 1. من سطح المكتب انقر على زر Start الموجود في أسفل الشاشة على اليسار في شريط المهام . 2. تظهر قائمة Start ، نختار منها Programs فتظهر قائمة أخرى نختار منها البرنامج Microsoft Access .

- تشغيل2000 Access من نافذة My Computer :- 1. من سطح المكتب انقر نقراً مزدوجاً على رمز My Computer . 2. من نافذة My Computer انقر نقراً مزدوجاً على رمز مشغل القرص C . 3. انقر نقراً مزدوجاً على مجلد2000 Access لفتحه .

وبمجرد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حواري يطلب منها إنشاء قاعدة بيانات جديدة باستخدام قاعدة بيانات فارغة أو باستخدام معالجات ، أو فتح قاعدة بيانات موجودة .

- الشاشة الافتتاحية لبرنامج 2000 Access :- تتكون شاشة البرنامج من :-

أ. شريط القوائم Menu bar : حيث يحتوي على 7 قوائم وكل قائمة تحتوي على مجموعة من الأوامر .

ب. شريط الأدوات القياسي Tool bar : يوجد أسفل الشريط السابق ويحتوي على أزار ورموز تستخدم بديلاً للأوامر .

جـ. شريط المعلومات Status bar : يوجد في أسفل الشاشة ويوجد عليه بعض المعلومات عن الملف الفتوح مثل اسمه وعدد سجلاته وموقع المؤشر داخل الملف .

د. مربع قائمة التحكم Control Menu Box : ويوجد في أقصى اليسار العلوي من الشاشة على شكل مفتاح حيث النقر المزدوج على هذا المفتاح إلى إغلاق البرنامج والنقر الفردي يؤدي إلى إظهار قائمة التحكم .

هـ. زر الإغلاق والتقليص والتكبير : وتوجد في أقصى يمين الشاشة العلوي وتستخدم هذه الأزرار في إلاق النافذة وتصغيرها وتكبيرها . و. منطقة العمل : وهي المنطقة الكبيرة والتي تظهر بها كائنات قاعدة البيانات التي نتعامل معها مثل الجداول والنماذج والاستعلامات ... الخ

- إنهاء2000 Access :- بعد حفظ العمل نقوم بإنهاء البرنامج وذلك بإحدى الطرق التالية :

 أ. فتح قائمة ملف ومن القائمة التي تظهر نختار إنهاء .
ب. اضغط مفتاح Alt + F4 .
جـ. انقر نقراً مزدوجاً على مربع قائمة التحكم .
د. انقر زر الإغلاق × .

إنشاء قاعدة بيانات جديدة

- إنشاء قاعدة بيانات فارغة:

1. بعد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حوار نختار منه إنشاء قاعدة بيانات فارغة . ثم ننقر على زر موافق.

أما في حالة عدم ظهور مربع الحوار السابق نقوم بفتح قائمة ملف ثم نختار جديد أو ننقر على زر قاعدة بيانات جديدة الموجود على شريط الأدوات ، وفي كلا الحالتين يظهر نافذة (جديد) .

2. من خلال التبويب General ننقر على قاعدة بيانات ثم نختار موافق فيتم فتح نافذة مربع ملف قاعدة بيانات جديدة . 3. أمام خانة اسم الملف نكتب اسم قاعدة البيانات ثم ننقر على الزر إنشاء ، فيقوم البرنامج بإنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة وبالاسم الذي اخترناه .

- إنشاء قاعدة بيانات باستخدام المعالج :-

1. بعد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حوار نختار منه إنشاء قاعدة بيانات باستخدام المعالج ثم ننقر على زر موافق ، أما إذا لم يظهر المعالج السابق فنختار ملف ثم جديد وفي كلا الحالتين يتم اظهار نافذة مربع "جديد" . 2. من خلال التبويب Data base انقر أحد المعالجات التي تريدها ثم انقر زر موافق يتم فتح مربع ملف قاعدة بيانات جديدة .

3. أمام خانة اسم الملف اكتب اسم قاعدة البيانات ثم انقر زر "إنشاء" ، يبدأ المعالج بالعمل وتظهر بعد قليل معلومات توضح ماذا سيفعل المعالج .

4. انقر زر التالي للاستمرار ، فتظهر بعد قليل قائمة بأسماء الجداول التي أنشأها المعالج لقاعدة البيانات (انظر الشكل) حيث تظهر أسماء الجداول على اليمين بينما تظهر أسماء الحقول الموجودة في الجدول المختار على اليسار . نقوم باختيار الحقول التي نريدها وذلك بنقر المربع الموجود على يسار الحقل .

4. انقر زر التالي للاستمرار فيظهر مربع آخر يطلب منك اختيار النمط الذي ترغب باستخدامه في عروض الشاشة ، قم باختيار النمط الذي تريد ثم اضغط على زر التالي ، فيظهر مربع حوار آخر يطلب منك تحديد النمط الذي ترغب باستخدامه في التقارير المطبوعة ، اختر النمط الذي تريده ثم انقر الزر التالي . فيظهر مربع حوار آخر يطلب منا وضع عنوان لقاعدة البيانات وهل نريد تضمين صورة أم لا . 5. انقر زر التالي فيظهر آخر شكل من مربعات الحوار والذي يسأل هل نريد بدء قاعدة البيانات . نقوم بتنشيط الخيار نعم ثم ننقر على زر إنهاء . 6. يبدأ المعالج بإنشاء قاعدة بيانات تحتوي على جداول ونماذج وتقارير ... الخ . وبعد الانتهاء من إنشاء قاعدة البيانات تظهر شاشة آخر تحثنا على إدخال البيانات المطلوبة . نقوم بإدخال البيانات وبعد ذلك نغلق النافذة فيظهر إطار آخر اسمه

لوحة التبديل : حيث لا تعتبر هذه اللوحة ذات قيمة كبيرة وانما هي نموذج جميل يسمح لك بأداء الأعمال التي تطلبها من قاعدة البيانات بمجرد النقر على الزر المناسب .

وتظهر هذه اللوحة في كل مرة يتم فتح قاعدة البيانات حيث نقوم بإغلاقها وبمجرد إغلاقها يظهر إطار قاعدة البيانات حيث يحتوي على جميع الجداول والنماذج والاستعلامات ... الخ ، الذي قام المعالج بإنشائها .

- حفظ قاعدة البيانات :-

يمتاز برنامج2000 Access بميزة حفظ القاعدة بمجرد تسميتها ويتم أيضاً حفظ أي سجل بمجرد إدخاله . ولكن إذا قمت بعمل أي تغيرات في تصميم جدول أو نموذج أو تقرير وقمت بإغلاقه يظهر مربع حوار يطلب منك هل تريد حفظ التغيرات أم لا .

- إغلاق قاعدة البيانات :-

يتم إغلاق قاعدة البيانات بإحدى الطرق التالية : 1. انقر نقراً مزدوجاً على مربع قائمة التحكم . 2. انقر زر الإغلاق T . 3. من قائمة ملف نختار إغلاق . 4. اضغط مفتاح Ctrl +4 F .

-فتح قاعدة البيانات :-

يتم فتح قاعدة البيانات بإحدى الطرق التالية : 1. من قائمة ملف نختار فتح ومن مربع الحوار الذي يظهر نحدد مكان الملف المطلوب ونقوم بفتحه . أو ننقر على زر فتح الموجود على شريط الأدوات . 2. عند فتح برنامج2000 Access من مربع الحوار الذي يظهر ، نختار فتح ملف موجود ونقوم بتحديد الملف الذي نريد فتحه

إنشاء الجداول

إنشاء الجدول باستخدام المعالج :-

الجدول هو الأساس في أي قاعدة بيانات حيث أن الكائنات الأخرى مثل النماذج والتقارير والاستعلامات تستخرج عادة من بيانات الجداول وليس من أي كائن آخر .

1. نقوم باختيار التبويب جداول من إطار قاعدة بيانات ثم ننقر على زر "جديد" الموجود في أعلى إطار قاعدة البيانات ، حيث يظهر مربع "جدول جديد" (انظر الشكل) ، وممكن الحصول على نفس المربع من قائمة إدراج أو بالنقر على زر كائن جديد من شريط الأدوات .

ويتم إنشاء الجدول باستخدام المعالج كما يلي

2. نختار من المربع معالج الجدول ثم ننقر زر موافق فيظهر معالج الجداول (انظر الشكل) ، تظهر تلقائياً قائمة الجداول التي تخص العمل وإذا رغبت في إظهار قائمة الجداول الشخصية نشط خانة الاختيار "شخصي" .

3. من خانة نماذج الجداول ننقر على الجدول الذي نريده ، حيث تظهر حقول هذا الجدول في خانة نماذج الحقول ، نقوم بعد ذلك باختيار الحقل الذي نريده ثم النقر على زر < حيث يؤدي إلى نقل إلى الجدول الجديد . ومن الممكن أيضاً اختيار حقول أخرى من خانة نماذج الجداول وإضافتها إلى الجدول الجديد ، بعد اختيار الحقول التي نريدها وثم نقلها إلى الجدول الجديد ننقر على زر التالي فيظهر مربع معالج الجداول حيث نقوم بكتابة اسماً للجدول .

4. من مربع معالج الجداول نقوم بتنشيط الخيار (نعم) قم بتعيين مفتاح أساسي نيابة عنه ، حيث يقوم المعالج بتعيين حقل معين ليكون مفتاح أساسي ،( المفتاح الأساسي عبارة عن علامة مميزة تكون موجود بجانب كل سجل نقوم بتمييزه عن غيره وذلك لمنع دخول نفس البيانات في نفس الحقل المستخدم كمفتاح أساسي . وعادة يتم اختيار السجل الذي يحتوي رقم وليس على اسم بحيث لا يتكرر ). ثم انقر زر التالي فتظهر آخر شاشة من شاشات معالج الجداول ، حيث يحتوي على خيارات كثيرة .

5. انقر على الخيار الذي تريده ثم انقر زر إنهاء فيتم إنشاء الجدول حسب الاختيار الذي ثم تحديده بالسابق وبعد عمل المطلوب قم بإغلاق الجدول .

- إنشاء جدول بدون المعالج :-

1. من إطار قاعدة البيانات نشط التبويب جداول ثم انقر الزر جديد فيظهر مربع (جدول جديد) ومن هذا المربع انقر "طريقة عرض التصميم" ثم انقر زر موافق فتظهر نافذة عرض تصميم الجدول .

2. في أول سطر وتحت عمود اسم الحقل اكتب اسم أول حقل بعد ذلك انقل المؤشر إلى العمود الثاني (عمود نوع البيانات) حيث يوجد بجانبه سهم صغير وعند الضغط عليه تظهر قائمة مسند له تحتوي على مجموعة من أنواع الحقول مثل (نص ، رقم ، تاريخ، نعم / لا ، عمله ، مذكر ، ترقيم تلقائي ، كائن ، معالج البحث) قم باختيار نوع الحقل حسب العمود الذي قبله اسم الحقل .

3. انتقل إلى العمود الثلث (الوصف) ثم اكتب وصف للحقل الذي تعمل عليه ، وهو أمر اختياري .

4. نلاحظ أيضاً في النصف السفلي من نافذة عرض التصميم تظهر خصائص الحقل الحالي المختار قم تحديد خصائص الحقل بما يناسبك . مثل (الحجم ، التنسيق ، الأماكن العشري ، قناع الإدخال ، تعليق ... الخ) .

5. قم بتعبئة أسماء جميع الحقول التي ترغب بها مع تحديد نوع البيانات والخصائص . 6. انقر زر الإغلاق فتظهر رسال تخبرك بحفظ التغيرات ، اختر نعم ، فيظهر مربع حفظ باسم اكتب اسماً للجدول ثم انقر موافق .

- ضبط المفتاح الأساسي بدون معالج :-

يجب تخصيص حقل أو أكثر من حقول الجدول وجعله مفتاح أساسي Primary Key ويراعى عند اختيار الحقل أن يشتمل على بيانات لا يسمح بتكرارها داخل الجدول مثل رقم حساب العميل أو الرقم الوطني ... الخ . ولعمل ذلك : 1. ضع المؤشر أمام الحقل حتى يتحول إلى سهم أسود صغير ثم انقر زر الفأرة حيث يظهر رأس سهم صغير على يمين اسم الحقل ويتم إضاءة السجل كله . 2. وجه المؤشر إلى شريط الأدوات واضغط على زر المفتاح ، فيظهر رمز المتفاح على يمين اسم الحقل دلالة على أن هذا الحقل أصبح مخصصاً كمفتاح أساسي .